FMCG · 8 Wochen · Eine große europäische FMCG-Marke
Echtzeit-Vertriebsreporting für Außendienstteams
Kundenname unter NDA anonymisiert. Branche, technischer Ansatz, Tools und gemessene Ergebnisse sind unverändert wiedergegeben. Namentliche Referenzen auf Anfrage.
# RESULTS
- Schnelleres Reporting
- 3×
- Datenaktualität
- Taggleich
- Keine Tickets nötig
- Self-Service
- End-to-End
- 8 Wo.
# THE-CHALLENGE
Die wöchentlichen Excel-Reports brauchten 2 volle Tage in der Erstellung. Bis die Außendienstteams sie erhielten, waren die Daten bereits veraltet. Schnelle Trade-Entscheidungen wurden auf Basis der Zahlen der Vorwoche getroffen – oder aus dem Bauch heraus.
Der Ablauf: Jemand in der Zentrale zog Exporte aus dem SQL Server, schickte sie durch eine Kette von Excel-Makros, glich Abweichungen zwischen den Regionen manuell ab und versandte PDFs per E-Mail an über 40 Außendienstleiter. Fehler summierten sich bei jedem Schritt. Wenn ein Außendienstleiter eine Zahl hinterfragte, dauerte die Antwort einen weiteren Tag.
# THE-TRANSFORMATION
// vorher
- Wöchentliche Reports brauchten 2 volle Tage manuelle Erstellung
- Daten waren veraltet, sobald die Außendienstteams sie erhielten
- Fehler summierten sich durch eine Excel-Makro-Kette
- Das Hinterfragen einer Zahl kostete einen weiteren Tag
// nachher
- Taggleiche Daten – kein Warten auf wöchentliche Reports
- Über 40 Außendienstleiter mit Self-Service-Zugriff
- Row-Level-Security je Gebiet
- Jede Kennzahlendefinition dokumentiert – keine Diskussionen
# OUR-APPROACH
Mapping der Datenquellen
Jedes Excel-Makro wurde bis zu seiner SQL-Quelle zurückverfolgt. Dabei zeigte sich, dass die Hälfte der Makros dieselbe Datenlücke umging – ein fehlendes Mapping von Region zu Gebiet, das nie an der Quelle behoben worden war.
Pipeline-Automatisierung
Die Makro-Kette wurde durch automatisierte Pipelines ersetzt, die Power BI direkt aus dem SQL Server speisen. Aus dem 2-tägigen manuellen Prozess wurde ein geplanter Refresh, der über Nacht läuft.
Dashboard-Aufbau
Aufbau interaktiver Dashboards mit regionalen Drill-downs, Produktfiltern und Zeitvergleichen. Ergänzt um Row-Level-Security, sodass jeder Außendienstleiter nur sein eigenes Gebiet sieht.
Rollout & Schulung
Ausgerollt an über 40 Außendienstleiter mit einstündigen Schulungen je Region. Aufbau einer Self-Service-FAQ und Dokumentation jeder Kennzahlendefinition, damit niemand darüber streitet, was „Nettoumsatz" bedeutet.
Der Moment, in dem wir wussten, dass es funktioniert: Eine Außendienstleiterin rief an, weil sie bei einem Händler einen Rückgang von 15 % in einer Produktlinie bemerkt hatte – noch am selben Vormittag, an dem der Einbruch passierte. Im alten System hätte sie es erst nach 10 Tagen gesehen. Sie hatte den Account-Verantwortlichen bereits vor dem Mittagessen angerufen.
# TECH-STACK
Juri und Oleks haben sich schnell in unsere Prozesse eingearbeitet. Der größte Unterschied für uns ist, dass heute alle mit denselben Zahlen arbeiten. Früher hatte fast jeder seine eigene Excel-Datei – das Thema hat sich erledigt.
# OPERATING-CONTEXT
Rahmenbedingung
Die über 40 Außendienstleiter verteilten sich auf mehrere Regionen, jede mit eigenen Gebietsdefinitionen und kommerzieller Terminologie. Die Row-Level-Security musste sauber auf die bestehenden Gebietsstrukturen abbilden, ohne eine Reorganisation zu erzwingen. Die Excel-Makro-Kette konnte nicht abgeschaltet werden, bevor der neuen Pipeline vertraut wurde – im ersten Monat liefen beide parallel.
Einführung & Rollout
Ausgerollt in einstündigen Schulungen je Region, live durchgeführt, damit Fragen direkt im Kontext beantwortet wurden. Jede Kennzahl – Nettoumsatz, Listungen, Marktanteil – erhielt vor dem Start eine schriftliche, vom Commercial Lead freigegebene Definition. Die Self-Service-FAQ wird nach der Übergabe vom Außendienstteam gepflegt. Keine Tickets an die Zentrale für Routinefragen.
Häufige Fragen zu diesem Projekt
Wie kommt Vertriebsreporting von einem 2-Tage-Zyklus auf taggleich?
Indem jede manuelle Hand zwischen Quelle und Bericht verschwindet: automatisierte Anbindung der Quellsysteme, ein zentrales Datenmodell, in dem jede Kennzahl genau einmal definiert ist, und Power-BI-Dashboards, die aus diesem Modell lesen. Der Bericht baut sich über Nacht selbst — niemand konsolidiert mehr Tabellen.Wie sieht jeder Außendienstleiter nur sein eigenes Gebiet?
Row-Level Security im semantischen Modell, gemappt auf die bestehenden Gebietsstrukturen — ohne Reorganisation. Ein Gebietsleiter öffnet dasselbe Dashboard wie die Leitung und sieht exakt seinen Ausschnitt, mobil im Außendienst wie im Monatsmeeting.Wie wurden über 40 Außendienstleiter von Excel abgeholt?
Eine Stunde Live-Schulung pro Region, jede Kennzahl mit schriftlicher, vom Commercial Lead freigegebener Definition vor dem Start — und ein Monat Parallelbetrieb, bevor die Excel-Kette abgeschaltet wurde. Der letzte Schritt ist der wichtigste: Solange die alte Datei weiter kursiert, bleibt sie die gefühlte Wahrheit.