FMCG · 8 Wochen · Eine große europäische FMCG-Marke
Echtzeit-Vertriebsreporting für Außendienstteams
Kundenname unter NDA anonymisiert. Branche, technischer Ansatz, Tools und gemessene Ergebnisse sind unverändert wiedergegeben. Namentliche Referenzen auf Anfrage.
# RESULTS
- Schnelleres Reporting
- 3×
- Datenaktualität
- Taggleich
- Keine Tickets nötig
- Self-Service
- End-to-End
- 8 Wo.
# THE-CHALLENGE
Die wöchentlichen Excel-Reports brauchten 2 volle Tage in der Erstellung. Bis die Außendienstteams sie erhielten, waren die Daten bereits veraltet. Schnelle Trade-Entscheidungen wurden auf Basis der Zahlen der Vorwoche getroffen – oder aus dem Bauch heraus.
Der Ablauf: Jemand in der Zentrale zog Exporte aus dem SQL Server, schickte sie durch eine Kette von Excel-Makros, glich Abweichungen zwischen den Regionen manuell ab und versandte PDFs per E-Mail an über 40 Außendienstleiter. Fehler summierten sich bei jedem Schritt. Wenn ein Außendienstleiter eine Zahl hinterfragte, dauerte die Antwort einen weiteren Tag.
# THE-TRANSFORMATION
// vorher
- Wöchentliche Reports brauchten 2 volle Tage manuelle Erstellung
- Daten waren veraltet, sobald die Außendienstteams sie erhielten
- Fehler summierten sich durch eine Excel-Makro-Kette
- Das Hinterfragen einer Zahl kostete einen weiteren Tag
// nachher
- Taggleiche Daten – kein Warten auf wöchentliche Reports
- Über 40 Außendienstleiter mit Self-Service-Zugriff
- Row-Level-Security je Gebiet
- Jede Kennzahlendefinition dokumentiert – keine Diskussionen
# OUR-APPROACH
Mapping der Datenquellen
Jedes Excel-Makro wurde bis zu seiner SQL-Quelle zurückverfolgt. Dabei zeigte sich, dass die Hälfte der Makros dieselbe Datenlücke umging – ein fehlendes Mapping von Region zu Gebiet, das nie an der Quelle behoben worden war.
Pipeline-Automatisierung
Die Makro-Kette wurde durch automatisierte Pipelines ersetzt, die Power BI direkt aus dem SQL Server speisen. Aus dem 2-tägigen manuellen Prozess wurde ein geplanter Refresh, der über Nacht läuft.
Dashboard-Aufbau
Aufbau interaktiver Dashboards mit regionalen Drill-downs, Produktfiltern und Zeitvergleichen. Ergänzt um Row-Level-Security, sodass jeder Außendienstleiter nur sein eigenes Gebiet sieht.
Rollout & Schulung
Ausgerollt an über 40 Außendienstleiter mit einstündigen Schulungen je Region. Aufbau einer Self-Service-FAQ und Dokumentation jeder Kennzahlendefinition, damit niemand darüber streitet, was „Nettoumsatz" bedeutet.
Der Moment, in dem wir wussten, dass es funktioniert: Eine Außendienstleiterin rief an, weil sie bei einem Händler einen Rückgang von 15 % in einer Produktlinie bemerkt hatte – noch am selben Vormittag, an dem der Einbruch passierte. Im alten System hätte sie es erst nach 10 Tagen gesehen. Sie hatte den Account-Verantwortlichen bereits vor dem Mittagessen angerufen.
# TECH-STACK
# OPERATING-CONTEXT
Rahmenbedingung
Die über 40 Außendienstleiter verteilten sich auf mehrere Regionen, jede mit eigenen Gebietsdefinitionen und kommerzieller Terminologie. Die Row-Level-Security musste sauber auf die bestehenden Gebietsstrukturen abbilden, ohne eine Reorganisation zu erzwingen. Die Excel-Makro-Kette konnte nicht abgeschaltet werden, bevor der neuen Pipeline vertraut wurde – im ersten Monat liefen beide parallel.
Einführung & Rollout
Ausgerollt in einstündigen Schulungen je Region, live durchgeführt, damit Fragen direkt im Kontext beantwortet wurden. Jede Kennzahl – Nettoumsatz, Listungen, Marktanteil – erhielt vor dem Start eine schriftliche, vom Commercial Lead freigegebene Definition. Die Self-Service-FAQ wird nach der Übergabe vom Außendienstteam gepflegt. Keine Tickets an die Zentrale für Routinefragen.